Urząd Gminy Nowe Ostrowy

Procedura zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów

1)   Zgłoszeń zewnętrznych należy dokonywać w formie ustnej lub pisemnej:

a)    poprzez e-mail na adres: sygnalista@noweostrowy.pl tytuł maila sygnalista – zgłoszenie; 
b)    poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą Epuap na adres: /dr3y0wb68y/skrytka;
c)    ustnie – telefonicznie na nr tel. 24 356 14 00 w godzinach pracy Urzędu Gminy Nowe Ostrowy;
d)    ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem e-mail na adres: sygnalista@noweostrowy.pl;
e)    pisemnie na adres: Urząd Gminy Nowe Ostrowy, Nowe Ostrowy 80, 99-350 Ostrowy z dopiskiem: „Zgłoszenie sygnalisty – nie otwierać”.

2)  Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

3)  Procedura rozpatrywania zgłoszenia zewnętrznego:

• weryfikacja zgłoszenia odbywa się na zasadzie obiektywności, a informacje uzyskane w tym postępowaniu podlegają weryfikacji;
• wstępnej weryfikacji należny dokonywać z zachowaniem zasady poszanowania godności pracowników i osób zaangażowanych w dana sprawę o naruszenie;
• postępowanie wyjaśniające, które nie uprawdopodobniło zgłoszonego naruszenia ulega zakończeniu;
• każde zgłoszenie podlega rejestracji w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych;
• postępowanie wyjaśniające ma na celu ustalenie czy dane zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy naruszenia prawa dotyczące dziedziny działalności Urzędu Gminy Nowe Ostrowy;
• w przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy dziedziny działalności innego organu, przekazuje je niezwłoczne, jednak nie później niż 14 dnia od dnia dokonania zgłoszenie, a w szczególnych przypadkach nie później niż 30 dni do właściwego organu;
• w przypadku potwierdzenia nieprawidłowości zgłoszonej przez Sygnalistę, podejmowane są działania następcze;
• nie później niż w terminie niż 7 dni od dni przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia;
• sygnalista może wystąpić z wnioskiem o wydanie zaświadczenia potwierdzającego, że podlega ochronie;
• w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, które było wcześniej przedmiotem zgłoszenia dokonanego przez tego samego sygnalistę lub innego, nie zawierające nowych istotnych informacji, dotyczących naruszenia, nie podejmuje się działań następczych. Jednocześnie tym fakcie informuje się sygnalistę. W przypadku jednak kolejnego takiego samego zgłoszenia, pozostawia się je bez rozpoznania, nie informując o tym sygnalistę;
• w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, w szczególnych przypadkach w terminie do 6 miesięcy, sygnalista otrzymuje informacje zwrotną;
• Urząd Gminy Nowe Ostrowy informuje sygnalistę o wyniku postępowania wyjaśniającego.

4)  Sygnalista otrzymuje informację zwrotną o przyjęciu zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile organ nie otrzymał sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia. Informacja będzie zawierała potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz dane osoby upoważnionej, która dokonano potwierdzenia.

5)    Dane osobowe zgłaszającego nie mogą zostać upublicznione przez osoby obsługujące zgłoszenie, więc dla wszystkich innych osób tożsamość zgłaszającego pozostanie anonimowa. Jedynie za jego jednoznaczną zgodą mogą zostać ujawnione w toku postępowania.

6)    Zasady przetwarzania danych osobowych:

a)    Administratorem Pana/Pani danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Gminy Nowe Ostrowy jest Wójt Gminy Nowe Ostrowy z siedzibą w Nowe Ostrowy 80, 99-350 Ostrowy adres e-mail: sekretariat@noweostrowy.pl, tel. (24) 356 14 00, 

b)    Może Pan/Pani kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail: odo24@wp.pl.

c)    Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega Administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928).

d)    Ochrona tożsamości sygnalisty Pana/Pani dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pana/Pani wyraźną zgodą.

e)    Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia Pana/ Pani danych osobowych. Do ujawnienia Pana/Pani danych osobowych może dojść, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sadowymi prowadzonymi przez sądy, w tym celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Pana/Panią, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

f)    Administrator zapewnia poufność Pana/Pani danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych.

g)    Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

h)    Posiada Pan/Pani prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Panu/Pani także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.

i)    Przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).

j)    Podanie danych jest dobrowolne i nie stanowi warunku przyjęcia przez nas zgłoszenia. Jeśli nie poda Pan/Pani danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu naszych działań, związanych z tym zgłoszeniem.

7)     Działania następcze podejmowane w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym:

a)    Po przyjęciu zgłoszenia zostaje ono, w celu rozpatrzenia przekazane do osób odpowiedzialnych upoważnionych Wójta Gminy Nowe Ostrowy, który upoważnia Sekretarza Gminy – Damiana Cichacza oraz Zastępcę Kierownika referatu organizacyjnego – Justynę Tworus  do przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat Procedury zgłoszeń zewnętrznych.

b)    Osoby upoważnione podejmują działania następcze polegające na przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego informacja będąca przedmiotem zgłoszenia może zostać przekazana:

• jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
• innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

c)    W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

8)    Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

a)    odmowie nawiązania stosunku pracy;
b)    wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c)    niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
d)    obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
e)    wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
f)    pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
g)    zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
h)    przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
i)    niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
j)    negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
k)    nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
l)    przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;

m)    mobbingu;
n)    dyskryminacji;
o)    niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
p)    wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
q)    nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
r)    działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
s)    spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
t)    wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.”

9)    Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14 czerwca p ochronie sygnalistów pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

10)     Zachęcamy do korzystania z procedur zgłoszeń wewnętrznych podmiotu, gdy naruszeniu można zaradzić w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu.

11)     Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich w Warszawie, Aleja Solidarności 77 00 - 090 Warszawa. Osoby zwracające się po pomoc lub poradę do Rzecznika Praw Obywatelskich mogą skorzystać z bezpłatnej infolinii. Funkcjonuje ona od poniedziałku do piątku pod numerem 800 676 676. Przy telefonie dyżurują prawnicy z Biura RPO.

ZARZĄDZENIE NR 76/2024 WÓJTA GMINY NOWE OSTROWY z dnia 24 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia procedury zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów w Urzędzie Gminy Nowe Ostrowy